Ingegnerizzazione dei flussi documentali, dematerializzazione intelligente tramite sistemi Vision-AI (OCR evoluto) e integrazione automatica dei dati verso i sistemi aziendali.
1. TARGET
- Profilo aziendale: PMI, aziende manifatturiere, distributori B2B, studi commerciali o logistici che gestiscono quotidianamente elevati volumi di documenti (ordini clienti, fatture fornitori, ddt, schede tecniche) spesso in formati eterogenei (PDF nativi, scansioni, documenti cartacei, file Excel, ecc.) e che risentono di rallentamenti causati dal caricamento manuale dei dati.
- Destinatari in azienda: Responsabili Amministrativi, Responsabili Logistica/Acquisti, Responsabili Operations e IT Manager che desiderano eliminare il collo di bottiglia del “data-entry”, riducendo i tempi di lavoro da ore a pochi secondi ed azzerando il rischio di errore umano.
- Settori d’intervento: Produzione industriale (es. distretto della ceramica), logistica e distribuzione, commercio all’ingrosso, servizi strutturati.
- Profilo tecnologico atteso: Presenza di un sistema aziendale interno dotato di possibilità di importazione dati (via API, cartelle di scambio monitorate o database locali). L’intera architettura di lettura e smistamento viene orchestrata e configurata su misura da Federlazio Futura.
2. STRUTTURA E TIMELINE DEL SERVIZIO
Il servizio è strutturato in un percorso logico di quattro/otto settimane volto a mappare i processi attuali e a implementare l’agente software di estrazione e riversamento dati senza stravolgere l’operatività quotidiana del team.
| Periodo | Modulo / Attività | Impegno per azienda committente |
| Settimana 1 | 1. Analisi dei Processi e Audit Documentale | 1/2 giornata di workshop con i responsabili operativi + 2,5 giorni di mappatura tecnica interna |
| Settimana 2-3 | 2. Strutturazione Data Modeling e Regole di Convalida | 1/2 giornata di condivisione degli schemi di output e delle logiche di controllo con il cliente |
| Settimana 4-6 | 3. Sviluppo Pipeline AI Vision e Connessione Gestionale | 1,5 giornate di configurazione dei modelli estrattivi e test di scrittura dati |
| Settimana 7-8 | 4. Sandbox Test, Go-Live e Consegna Prompt Library | 1 giornata (collaudo con documenti reali, monitoraggio dei tassi di accuratezza e rilascio) |
3. DETTAGLIO OPERATIVO DEI MODULI
Modulo 1 – Analisi dei Processi e Audit Documentale
Analisi sul campo della tipologia di documenti che transitano nei vari reparti (acquisti, vendite, logistica, amministrazione, ecc.) per individuare le inefficienze di gestione.
- Censimento dei formati d’ingresso: identificazione dei canali di arrivo (email, portali aziendali, cartaceo da scannerizzare) e classificazione delle strutture documentali (fisse, semifisse o totalmente destrutturate).
- Mappatura dei flussi manuali: quantificazione del tempo speso dagli operatori per leggere un documento, interpretarlo, aprire il gestionale e digitare le singole righe.
- Analisi tecnica del software gestionale: individuazione delle modalità di inserimento dei dati più stabili e sicure (file di tracciato, cartelle protette, chiamate API).
Modulo 2 – Strutturazione Data Modeling e Regole di Convalida
Definizione delle informazioni esatte che l’Intelligenza Artificiale deve estrarre dai documenti e delle regole aziendali a cui devono sottostare prima dell’invio al sistema centrale.
- Definizione delle chiavi di estrazione: configurazione dei campi obbligatori (es. Partita IVA, Numero Ordine, Codice Articolo, Quantità, Prezzo Unitario, Scadenza, ecc.).
- Ingegnerizzazione delle regole di business (Validation Rules): impostazione dei controlli automatici di coerenza (es. la somma degli imponibili delle righe deve corrispondere al totale del documento; corrispondenza tra codice articolo fornitore e codice interno).
- Disegno del flusso di approvazione o “Human-in-the-loop”: configurazione di un’interfaccia di cortesia in cui l’operatore umano valida visivamente i dati solo se l’IA mostra un livello di confidenza inferiore a una soglia prestabilita (es. 95%).
Modulo 3 – Sviluppo Pipeline AI Vision e Connessione (Laboratorio Pratico)
Configurazione tecnica dell’infrastruttura intelligente (basata su modelli LLM Vision e OCR di ultima generazione) per l’elaborazione dei tre flussi principali richiesti:
- Flusso 1: Acquisizione e Riversamento Ordini Ricevuti (Ciclo Attivo)
- Prima: Gli ordini dei clienti arrivano via email in formato PDF o addirittura nel campo testo della mail, ognuno con un layout diverso. Gli operatori passano ore a copiare riga per riga codici, quantità e prezzi nel gestionale per generare l’ordine interno, accumulando ritardi nella messa in produzione.
- Dopo: La casella email viene monitorata dall’IA. Non appena arriva un ordine, il sistema ne estrae i dati in pochi secondi, verifica la corrispondenza dei listini e pre-carica l’ordine direttamente nell’ERP. L’operatore deve solo confermare con un clic.
- Flusso 2: Automazione e Revisione Preventivi da Inviare (Ciclo di Vendita)
- Prima: Per formulare un preventivo complesso occorre raccogliere dati da cataloghi fornitori, fogli Excel di calcolo e storici commerciali. La stesura richiede tempo, rallentando la risposta al cliente.
- Dopo: L’assistente AI centralizza le basi documentali. L’operatore può richiedere la generazione del preventivo partendo da semplici specifiche testuali o file di computo; l’IA compila la struttura commerciale, estrae i prezzi corretti e prepara la bozza pronta all’invio, perfettamente formattata.
- Flusso 3: Digitalizzazione Intelligente del Cartaceo (Documenti Nazionali e Internazionali)
- Prima: Documenti di trasporto (DDT), schede tecniche o note spese cartacee vengono accumulati e archiviati in faldoni dopo essere stati digitati manualmente a terminale, rendendo la ricerca futura complessa e dispendiosa.
- Dopo: I documenti vengono scansionati ed inseriti in rete. L’IA applica modelli di Visione Artificiale sulla scansione, ne decodifica il testo (anche in presenza di grafie complesse o timbri), estrae i metadati, rinomina il file secondo gli standard aziendali e lo archivia digitalmente correlandolo alla scheda gestionale corretta.
Modulo 4 – Sandbox Test, Go-Live e Consegna Prompt Library
Fase finale di rilascio dell’architettura e addestramento del personale operante.
- Test in Ambiente Isolato (Sandbox): Elaborazione di un set di 30 documenti reali storici per misurare la precisione del sistema di estrazione e calibrare i modelli AI.
- Attivazione Flussi in Produzione: Apertura dei canali automatici e avvio della memorizzazione sui sistemi aziendali.
- Accompagnamento e Ottimizzazione: Supporto operativo nel primo mese per gestire layout documentali totalmente inediti o eccezioni procedurali riscontrate sul campo.
Informativa sulla Privacy e Compliance: Tutti i processi di estrazione documentale rispettano pienamente le normative sulla conservazione sostitutiva e i requisiti del GDPR. I dati aziendali e dei terzi estratti vengono elaborati all’interno di ambienti cloud protetti ed isolati, escludendo qualunque condivisione verso modelli di intelligenza artificiale pubblici.